Öffnen – Lizenzmanagement

1. Wie trage ich neue Lizenzen korrekt in das Excel Sheet ein?

Antwort von Arvid Hagedorn:
Um neue Lizenzen korrekt in das Excel Sheet einzutragen, folgen Sie diesen Schritten:

• Öffnen Sie die Excel-Vorlage und navigieren Sie zum entsprechenden Blatt (z. B. „Lizenzen“).
• Fügen Sie eine neue Zeile hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Zeile klicken und „Zeile einfügen“ wählen.
• Geben Sie die Lizenzinformationen ein, einschließlich Lizenzname, Lizenzschlüssel, Zuweisungsdatum, Ablaufdatum und Benutzername.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten im korrekten Format vorliegen, insbesondere bei Datumsangaben (TT/MM/JJJJ).

Diese Methode garantiert, dass Ihre Lizenzinformationen vollständig und strukturiert bleiben.

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2. Wie kann ich abgelaufene Lizenzen automatisch kennzeichnen lassen?

Antwort von Fenja Rathenow:
Um abgelaufene Lizenzen automatisch zu kennzeichnen, verwenden Sie die bedingte Formatierung in Excel:

• Wählen Sie die Spalte mit den Ablaufdaten aus.
• Gehen Sie auf „Start“ > „Bedingte Formatierung“ > „Neue Regel“.
• Wählen Sie „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
• Geben Sie die Formel =HEUTE()>Ablaufdatum_Zelle ein (passen Sie Ablaufdatum_Zelle entsprechend an).
• Wählen Sie ein Format, z. B. rote Hintergrundfarbe, um abgelaufene Lizenzen hervorzuheben.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass abgelaufene Lizenzen sofort sichtbar sind.

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3. Wie aktualisiere ich Lizenzinformationen für mehrere Benutzer gleichzeitig?

Antwort von Jörgen Malchow:
Um Lizenzinformationen für mehrere Benutzer gleichzeitig zu aktualisieren:

• Öffnen Sie das Excel-Sheet und navigieren Sie zur Benutzer-Lizenz-Zuordnungsseite.
• Verwenden Sie das „Suchen und Ersetzen“-Tool (Strg + H), um spezifische Einträge zu aktualisieren.
• Kopieren Sie die neuen Lizenzinformationen aus einer vorbereiteten Liste oder Datei und fügen Sie sie in das Spreadsheet ein.
• Nutzen Sie benutzerdefinierte Makros oder Skripte, um Bulk-Updates effizient durchzuführen.

Diese Schritte ermöglichen eine zeitsparende und konsistente Aktualisierung vieler Datensätze gleichzeitig.

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4. Welche Berechnungen und Formeln sind in der Vorlage bereits integriert?

Antwort von Svea Kallmorgen:
In der Lizenzmanagement Excel Vorlage sind folgende Berechnungen und Formeln integriert:

• Ablaufüberwachung: Formeln zur Berechnung der verbleibenden Tage bis zum Ablaufdatum (z. B. =DATUM(DATUM.JAHR(A2),DATUM.MONAT(A2)+12,TAG(A2))-HEUTE()).
• Übersicht: SUMMEN-Funktion zur schnellen Übersicht der gesamten Anzahl an Lizenzen pro Benutzer.
• Warnmeldungen: Bedingte Formatierung, um visuellen Hinweis bei nahendem Ablaufdatum zu geben.
• Statistiken: Diagramme und Pivot-Tabellen zur visuellen Darstellung der Lizenzverteilung und Ablaufdaten.

Diese automatisierten Formeln und Berechnungen bieten eine komfortable und informative Übersicht über Ihr Lizenzmanagement.

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5. Wie exportiere ich die Lizenzdaten in ein anderes Format, z. B. CSV oder PDF?

Antwort von Arvid Hagedorn:
Um die Lizenzdaten in ein anderes Format zu exportieren, folgen Sie diesen Schritten:

• Öffnen Sie die Excel-Datei und selektieren Sie das Blatt oder den Bereich, den Sie exportieren möchten.
• Für CSV:
  • Klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.
  • Wählen Sie den Speicherort und das Format „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“ aus.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.
• Für PDF:
  • Klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.
  • Wählen Sie den Speicherort und das Format „PDF (*.pdf)“ aus.
  • Legen Sie die Optionen für Seitenbereich, Qualität und Layout fest.
  • Klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Diese Schritte helfen Ihnen, die Lizenzdaten in ein benutzerfreundliches Format für verschiedene Zwecke zu exportieren.

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